Preguntas frecuentes

Your Office AI es una plataforma de colaboración todo en uno, nativa para IA, que combina chat de equipo, videollamadas y llamadas de audio, un asistente de IA inteligente, gestión del conocimiento, agentes de IA reutilizables y automatización visual de flujos de trabajo — todo en una sola aplicación. El nombre del producto es "Your Office AI"; yoffice.ai es simplemente el acceso directo del sitio web.

A diferencia de las suites de productividad tradicionales que añaden la IA como un complemento tardío, Your Office AI está diseñado alrededor de una capa de IA que comprende el contexto de tu equipo: conversaciones, documentos subidos, integraciones conectadas y tus flujos de trabajo activos. El resultado es un asistente que ofrece respuestas precisas y contextuales, no genéricas.

Está disponible en la web y como aplicaciones nativas para iOS, Android, macOS, Windows y Linux, y es compatible con seis proveedores de IA — OpenAI, Anthropic, Google, Groq, y Ollama y Ollama Cloud alojados localmente — para un uso privado o con control de costes.

Your Office AI funciona en todas las plataformas principales:

• Web — Sin instalación necesaria. Abre app.yoffice.ai en cualquier navegador moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
• iOS — Aplicación nativa para iPhone e iPad.
• Android — Aplicación nativa para Android.
• macOS — Aplicación de escritorio nativa para Apple Silicon e Intel.
• Windows — Aplicación de escritorio nativa.
• Linux — Aplicación de escritorio nativa.

Todas las plataformas comparten la misma cuenta y sincronizan el estado en tiempo real. Puedes iniciar una conversación en tu teléfono y continuarla en el escritorio sin perder ningún mensaje.

Sí. Your Office AI tiene aplicaciones nativas para iOS y Android creadas a partir del mismo código que el cliente de escritorio, por lo que el conjunto de funciones es coherente. En el móvil puedes:

• Enviar y recibir mensajes en canales y mensajes directos
• Iniciar y unirte a llamadas de audio y vídeo
• Chatear con el asistente de IA y cambiar de modelo
• Hablar con el asistente por voz
• Explorar y buscar en el Conocimiento
• Recibir notificaciones push para menciones, llamadas y hails
• Ejecutar y aprobar flujos de trabajo

El diseño se adapta a cada pantalla — en los teléfonos la vista principal es el asistente, mientras que el lienzo y el creador de flujos de trabajo son más completos en tableta y escritorio.

Slack y Microsoft Teams son principalmente plataformas de mensajería que han añadido IA a posteriori. Your Office AI está construido con la IA como parte fundamental de cada interacción, lo que genera varias diferencias significativas:

• IA contextual: El asistente se basa en tus conversaciones, documentos, integraciones conectadas e historial de flujos de trabajo antes de responder — respuestas específicas para tu equipo, no conocimiento genérico de internet.
• Elección de modelo: Elige el modelo por conversación entre seis proveedores (OpenAI, Anthropic, Google, Groq, Ollama, Ollama Cloud). Slack y Teams te atan a un solo proveedor.
• Vídeo integrado: Las llamadas funcionan en LiveKit con subtítulos en directo y traducción, compartición de pantalla y traspaso entre dispositivos — integrado de serie, no añadido como complemento.
• Agentes y flujos de trabajo: Un constructor visual y agentes de IA reutilizables orquestan trabajos de múltiples pasos en un motor LangGraph, no solo el reenvío simple de mensajes.

Your Office AI necesita conexión a internet para la mayoría de las funciones — el chat, las videollamadas y los modelos de IA en la nube requieren acceso a la red.

Si configuras una instancia local de Ollama y la seleccionas como tu modelo, la inferencia de IA permanece en tu propio hardware en lugar de ir a un proveedor externo.

Sí. YOffice está construido con una arquitectura de seguridad en cada capa:

• Cifrado en tránsito: Todo el tráfico entre tu cliente y los servidores de YOffice viaja sobre TLS (1.2+). El vídeo y el audio en tiempo real están cifrados en tránsito mediante DTLS-SRTP de LiveKit (cifrado de transporte hacia el servidor de medios).
• Alojamiento de datos: Los datos de la organización se alojan en infraestructura de la UE (Alemania). Los valores sensibles, como las claves API y los tokens de acceso, se cifran a nivel de aplicación con AES-256-GCM antes de escribirse en la base de datos.
• Aislamiento de tenant: Cada organización funciona en su propio tenant aislado. Las filas de la base de datos están delimitadas por ID de tenant, y cada llamada a la API se valida con un JWT de tenant de vida corta y firmado. Una organización no puede acceder a los datos de otra.
• Almacenamiento de claves API: Las claves API propias (OpenAI, Anthropic, Google, Groq) se cifran antes de escribirse en la base de datos y nunca se devuelven en texto plano tras la entrada inicial.
• RGPD y consentimiento: Procesamos los datos de conformidad con el RGPD, con versionado de consentimientos y un registro de auditoría. Puedes exportar o eliminar tus datos desde Ajustes → Cuenta → Privacidad y datos.

Realizamos auditorías de seguridad periódicas y seguimos prácticas de divulgación responsable. Para informar de una vulnerabilidad, escribe a security@yoffice.ai.

La privacidad está integrada en el producto, no añadida a posteriori. Desde Ajustes → Cuenta → Privacidad y datos tú y tu organización podéis controlar:

• Consentimientos: Los consentimientos de analítica, informes de errores, marketing y entrenamiento de IA están desactivados por defecto; los consentimientos de términos, política de privacidad y tratamiento de datos se capturan en el registro, con versionado y registro de auditoría.
• Residencia de datos en la UE Almacenamiento de datos en la UE por defecto.
• Exclusión del entrenamiento de IA — tus datos no se usan para entrenar modelos a menos que optes por ello.
• Estado de cifrado Estado de cifrado disponible en una tarjeta específica, con enlaces a la Política de privacidad, Términos, DPA, Cookies y Subencargados.

Sí. Your Office AI es compatible con las solicitudes de derechos de los interesados. Desde Ajustes → Cuenta → Privacidad y datos puedes Descargar mis datos (una exportación DSAR de tu contenido).

Para eliminar tu cuenta, elige Eliminar cuenta en la misma sección. La eliminación tiene un período de gracia de 30 días y requiere que escribas una confirmación y vuelvas a introducir tu contraseña, por lo que una solicitud accidental puede revertirse.

Cada organización es un tenant aislado, por lo que sus datos están limitados a esa organización y nunca se mezclan con los de otra.

Your Office AI admite seis proveedores a la vez, y puedes cambiar de modelo por conversación sin salir del chat. El selector de modelos es configurable, por lo que los administradores deciden exactamente qué modelos aparecen. Los valores por defecto actuales incluyen:

• Anthropic — e.g. claude-sonnet-4-5. Destacado en razonamiento matizado y documentos extensos.
• OpenAI — e.g. gpt-4o-mini. Rápido y versátil.
• Google — e.g. gemini-2.0-flash. Multimodal con una gran ventana de contexto.
• Groq — Inferencia de latencia muy baja.
• Ollama (local) — run models such as llama3.2 on your own hardware; Ejecuta modelos en tu propio hardware; la inferencia permanece en tu máquina.
• Ollama Cloud — hosted open models such as gpt-oss:120b. Modelos abiertos alojados.

Los administradores controlan qué modelos están disponibles y establecen límites de gasto por organización y proveedor. Los modelos se enrutan por tipo de tarea, y cada presupuesto numérico tiene un mínimo positivo — cero desactiva un proveedor en lugar de dejarlo ilimitado.

Sí. Los administradores pueden proporcionar claves API de la organización para OpenAI, Anthropic, Google o Groq, de modo que el uso se facture a tu propia cuenta de proveedor. Las claves se validan y se cifran en reposo, y nunca se devuelven en texto plano tras su introducción.

Esto es útil para organizaciones con precios negociados, requisitos de residencia de datos o créditos de proveedor existentes. También puedes mantener la inferencia completamente fuera de proveedores externos con Ollama (local) u Ollama Cloud.

Conocimiento extrae texto de una amplia variedad de formatos:

• Documentos: PDF, Word (.docx, .doc, .odt), RTF, texto plano, Markdown, correo electrónico (.eml)
• Hojas de cálculo: Excel (.xlsx, .xls), OpenDocument (.ods), CSV, TSV — convertidos a una estructura amigable para LLM y una tabla consultable
• Presentaciones: PowerPoint (.pptx)
• Código y datos: JSON, YAML, XML, HTML, registros

Tras la subida, el texto se divide en fragmentos y se incrusta en un almacén pgvector, para que el asistente pueda recuperar y citar los pasajes más relevantes — incluso en muchos documentos. Ten en cuenta que las imágenes no se extraen como texto (sin OCR). También puedes enlazar un sitio web como fuente para la IA, y las carpetas admiten hasta 1.000 documentos con observadores opcionales que ingestan nuevos archivos automáticamente.

Los flujos de trabajo automatizan tareas de múltiples pasos sin escribir código, usando un constructor visual de nodos que conecta un disparador a una serie de nodos (alrededor de 28 tipos de nodos cubren IA, control de flujo, acciones y un paso terminal). Los agentes son personas de IA persistentes y reutilizables con sus propias herramientas, modelo y conocimiento. Ambos funcionan sobre un motor Python LangGraph.

Los casos de uso más comunes incluyen:

• Resúmenes de IA: Con una programación, resume la actividad reciente de una herramienta conectada y publica el resumen en un canal.
• Preparación de reuniones: Cuando se acerca un evento de calendario, genera un informe a partir del conocimiento relacionado y lo envía.
• Respuesta a incidentes: Cuando se dispara un webhook, crea un ticket, notifica a un canal y lanza pasos de seguimiento.
• Formularios: Un flujo de trabajo con disparador de formulario muestra un formulario rellenable en la app que inicia la automatización al enviarse.
• Agentes de investigación: Realiza investigaciones de múltiples pasos que buscan en la web y en tu conocimiento, y publica un informe citado.

Los disparadores incluyen manual, webhook, programación (cron), eventos de integración y observadores de carpetas. Consulta la documentación de Flujos de trabajo y Agentes para la referencia completa.

El catálogo de integraciones incluye más de 60 herramientas en categorías como comunicación y correo electrónico, productividad, desarrollo, CRM, almacenamiento, analítica, marketing, soporte, finanzas y redes sociales. Por ahora, cuatro se conectan con OAuth de un solo clic: Gmail, Google Calendar, Google Drive y Google Tasks — el resto del catálogo figura como "Próximamente" hasta que se configuren sus credenciales OAuth.

Aun así puedes conectar cualquier otra herramienta hoy mismo definiendo tus propias integraciones personalizadas como acciones HTTP con tu propia autenticación (clave API, token o autenticación básica). Los administradores establecen un límite de gasto por integración y una cuota mensual de llamadas (una cuota de cero desactiva la integración). Consulta la documentación de Integraciones.

Abre Ajustes → Organizaciones → Miembros y elige Invitar. Introduce una o varias direcciones de correo electrónico y asigna un rol — administrador, editor o miembro. Cada persona recibe un correo con un enlace de incorporación que le lleva a una página para aceptar y unirse a tu organización.

Los nuevos miembros se unen con el rol de miembro por defecto; los administradores pueden cambiar los roles en cualquier momento y añadir personas a espacios de trabajo específicos. Consulta Miembros y roles para el modelo completo.

Your Office AI admite el inicio de sesión con correo electrónico y contraseña, o continuar con Google. No hay inicio de sesión con Apple ni por teléfono.

Si usas correo electrónico y contraseña: Si usas correo electrónico y contraseña: en la página de inicio de sesión, usa el flujo de restablecimiento de contraseña si la has olvidado. Tras iniciar sesión, elige una organización para entrar — la app solicita entonces un token de tenant para esa organización.

Si continúas con Google: Si continúas con Google: tus credenciales las gestiona Google, por lo que no hay ninguna contraseña de Your Office AI que restablecer.

Sí. Cada conversación puede funcionar en modo texto, voz o avatar. La voz se enruta a través del mismo motor de chat que el texto, por lo que las solicitudes habladas tienen plena paridad — las mismas herramientas, contexto y memoria. La canalización de voz usa un puente de Deepgram o Google, o un puente de tiempo real de Gemini Live, y hay un avatar animado (impulsado por Simli) disponible en el modo avatar.

Consulta Voz y chat unificados para conocer cómo se elige y configura la canalización.