Your Office AI organiza todo en Organizaciones — la cuenta principal de tu empresa. Cada organización es un entorno aislado con sus propios datos, miembros, integraciones y configuración.
Cuando tu empresa empieza a usar Your Office AI, creas una Organización. Piensa en ella como la cuenta de tu empresa: tiene su propio listado de miembros y contiene todos tus espacios de trabajo, conocimiento, agentes, flujos de trabajo e integraciones. Todo en la app pertenece a exactamente una organización.
De forma crucial, cada organización es un entorno completamente aislado: funciona con su propia base de datos, sus propios miembros, configuración, integraciones y presupuestos de uso. Una organización nunca puede ver los datos de otra. Puedes pertenecer a varias organizaciones a la vez y cambiar entre ellas al instante.
Una Organización es tu cuenta de empresa (un entorno aislado). Los Espacios de trabajo son espacios colaborativos dentro de esa organización — como equipos, proyectos o clientes. Consulta la página de para más detalles.
El inicio de sesión tiene dos etapas. Primero te autentificas en el Servidor de Autenticación con correo y contraseña o con Google. Luego eliges una organización, y el Servidor de Autenticación emite un token de inquilino de corta duración firmado (un JWT) con alcance en esa organización. La app adjunta ese token como credencial portadora en cada llamada al Servidor de Inquilino de la organización — así es como los datos permanecen aislados entre inquilinos.
Crear una organización lleva menos de dos minutos. La persona que la crea se convierte en su primer administrador.
Ve a app.yoffice.ai y crea una cuenta con tu correo y una contraseña, o continúa con Google.
En la pantalla de selección de organización, elige "Crear organización" y ponle un nombre. Este se usa como nombre visible en toda la app y en las notificaciones.
Abre Ajustes → Organizaciones → Miembros e invita a compañeros por correo. Se unen con el rol de miembro por defecto; puedes cambiar los roles después.
Configura Voz y IA, conecta algunas integraciones y crea tu primer espacio de trabajo. Los administradores gestionan todo esto desde Ajustes.
Entender esta distinción te ayudará a configurar Your Office AI correctamente para tu empresa.
| Concepto | Alcance | Ejemplos | ¿Entorno aislado? |
|---|---|---|---|
| Organization | Toda la empresa | Acme Corp, Skyline Media | Sí — base de datos y configuración propias |
| Workspace | Un equipo o proyecto dentro de la org. | Ingeniería, Diseño, Sprint 42 | No — vive dentro de la organización |
Los miembros pertenecen primero a la organización y luego se unen a uno o más espacios de trabajo. Los ajustes a nivel de organización — Voz y IA, funciones, límites de tasa y presupuestos — se aplican a todos sus espacios de trabajo.
Dado que una sola cuenta puede pertenecer a muchas organizaciones, Your Office AI te permite cambiar entre ellas sin cerrar sesión. Usa el selector de organizaciones para cambiar la organización activa; la app solicita un nuevo token de inquilino y recarga los espacios de trabajo, chats y ajustes de esa organización. Cuando no tienes ninguna organización activa, una pantalla de selección te invita a elegir o crear una.
Los administradores gestionan una organización desde Ajustes → Organizaciones → Ajustes de org. El panel de administración cubre:
Elige canales de voz y avatares, y configura el asistente de voz para la organización.
Apunta la organización a una URL y credenciales del servidor LiveKit para voz y vídeo en tiempo real.
Activa cada función para toda la organización, limítala a usuarios específicos o desactívala por completo.
Establece límites de gasto y cuotas de llamadas por proveedor e integración. Cada límite tiene un mínimo positivo — cero desactiva una función, nunca es ilimitado.
Gestiona la Memoria de la organización y las Asignaciones de Memoria — qué herramientas pueden leer qué tipos de contexto.
Emite claves API para acceso programático y revisa el registro de auditoría de actividad de la organización.
Los miembros se añaden a nivel de organización y luego pueden unirse a cualquier número de espacios de trabajo. Hay tres roles de organización:
| Rol | Configurar la org. | Gestionar miembros | Usar IA y colaborar |
|---|---|---|---|
| Admin | ✓ Acceso completo | ✓ Invitar, cambiar roles, eliminar | ✓ |
| Editor | Limitado | Invitar | ✓ |
| Member | — | — | ✓ |
To add members, open Settings → Organizations → Members and invite by email. See the Miembros y roles para el desglose completo de permisos y el modelo de compartición.
Cada organización tiene una vista de uso y facturación que registra el gasto frente a los presupuestos, muestra el progreso por servicio y desactiva automáticamente un servicio cuando se agota su presupuesto — manteniendo los costes predecibles y dentro de los límites que establecen los administradores.