Häufig gestellte Fragen

Your Office AI ist eine All-in-One-Kollaborationsplattform, die von Grund auf für KI konzipiert wurde. Sie vereint Team-Chat, Video- und Audioanrufe, einen intelligenten KI-Assistenten, Wissensverwaltung, wiederverwendbare KI-Agenten und visuelle Workflow-Automatisierung — alles in einer einzigen App. Der Produktname ist "Your Office AI"; yoffice.ai ist lediglich die Website-Kurzform.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Produktivitätssuiten, die KI nachträglich auf bestehende Tools aufsetzen, ist Your Office AI um eine KI-Schicht herum aufgebaut, die den Kontext Ihres Teams versteht: Gespräche, hochgeladene Dokumente, verbundene Integrationen und laufende Workflows. Das Ergebnis ist ein Assistent, der präzise, kontextspezifische Antworten liefert statt generische.

Es ist im Web und als native Apps für iOS, Android, macOS, Windows und Linux verfügbar und unterstützt sechs KI-Anbieter — OpenAI, Anthropic, Google, Groq sowie lokal gehostetes Ollama und Ollama Cloud — für privaten oder kostenkontrollierten Einsatz.

Your Office AI läuft auf allen gängigen Plattformen:

• Web — Keine Installation erforderlich. Öffnen Sie app.yoffice.ai in einem modernen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge).
• iOS — Native iPhone- und iPad-App.
• Android — Native Android-App.
• macOS — Native Desktop-App für Apple Silicon und Intel.
• Windows — Native Desktop-App.
• Linux — Native Desktop-App.

Alle Plattformen teilen dasselbe Konto und synchronisieren den Status in Echtzeit. Sie können ein Gespräch auf Ihrem Telefon beginnen und auf dem Desktop nahtlos fortsetzen.

Ja. Your Office AI verfügt über native iOS- und Android-Apps, die aus derselben Codebasis wie der Desktop-Client stammen, sodass der Funktionsumfang einheitlich ist. Auf dem Mobilgerät können Sie:

• Nachrichten in Kanälen und Direktnachrichten senden und empfangen
• Audio- und Videoanrufe starten und beitreten
• Mit dem KI-Assistenten chatten und Modelle wechseln
• Per Sprache mit dem Assistenten kommunizieren
• Die Wissensdatenbank durchsuchen
• Push-Benachrichtigungen für Erwähnungen, Anrufe und Hails empfangen
• Workflows ausführen und genehmigen

Das Layout passt sich jedem Bildschirm an — auf Smartphones steht der Assistent im Vordergrund, während Canvas und Workflow-Builder auf Tablet und Desktop am leistungsfähigsten sind.

Slack und Microsoft Teams sind primär Messaging-Plattformen, denen KI nachträglich hinzugefügt wurde. Your Office AI ist von Grund auf mit KI als erstklassigem Bestandteil jeder Interaktion aufgebaut, was zu mehreren wesentlichen Unterschieden führt:

• Kontextsensitive KI: Der Assistent berücksichtigt Ihre Gespräche, Dokumente, verbundenen Integrationen und den Workflow-Verlauf — Antworten spezifisch für Ihr Team, kein generisches Internetwissen.
• Modellwahl: Sie wählen das Modell pro Gespräch aus sechs Anbietern (OpenAI, Anthropic, Google, Groq, Ollama, Ollama Cloud). Slack und Teams binden Sie an einen einzigen Anbieter.
• Integriertes Video: Anrufe laufen über LiveKit mit Live-Untertiteln und Übersetzung, Bildschirmfreigabe und geräteübergreifender Übergabe — fest eingebaut, nicht nachgerüstet.
• Agenten & Workflows: Ein visueller Builder und wiederverwendbare KI-Agenten orchestrieren mehrstufige Arbeit auf einer LangGraph-Engine — kein simples Nachrichtenweiterleiten.

Your Office AI benötigt für die meisten Funktionen eine Internetverbindung — Chat, Videoanrufe und Cloud-KI-Modelle setzen Netzwerkzugang voraus.

Wenn Sie eine lokale Ollama-Instanz konfigurieren und als Ihr Modell auswählen, bleibt die KI-Inferenz auf Ihrer eigenen Hardware und geht nicht an einen Drittanbieter.

Ja. YOffice ist mit einer sicherheitsorientierten Architektur auf jeder Ebene aufgebaut:

• Verschlüsselung während der Übertragung: Sämtlicher Datenverkehr zwischen Ihrem Client und den YOffice-Servern läuft über TLS (1.2+). Echtzeit-Video und -Audio sind während der Übertragung über LiveKits DTLS-SRTP verschlüsselt (Transportverschlüsselung zum Medienserver).
• Datenhosting: Organisationsdaten werden auf EU-Infrastruktur (Deutschland) gehostet. Sensible Werte wie API-Schlüssel und Zugriffstoken werden auf Anwendungsebene mit AES-256-GCM verschlüsselt, bevor sie in die Datenbank geschrieben werden.
• Tenant-Isolation: Jede Organisation läuft in einem eigenen isolierten Tenant. Datenbankzeilen sind nach Tenant-ID abgegrenzt, und jeder API-Aufruf wird gegen ein kurzlebiges, signiertes Tenant-JWT validiert. Eine Organisation kann nicht auf die Daten einer anderen zugreifen.
• API-Schlüssel-Speicherung: Eigene API-Schlüssel (OpenAI, Anthropic, Google, Groq) werden vor dem Schreiben in die Datenbank verschlüsselt und nach der ersten Eingabe nie im Klartext zurückgegeben.
• DSGVO & Einwilligung: Wir verarbeiten Daten gemäß DSGVO, mit Einwilligungs-Versionierung und Prüfprotokoll. Sie können Ihre Daten unter Einstellungen → Konto → Datenschutz & Daten exportieren oder löschen.

Wir führen regelmäßige Sicherheitsaudits durch und praktizieren verantwortungsvolle Offenlegung. Um eine Sicherheitslücke zu melden, schreiben Sie an security@yoffice.ai.

Datenschutz ist im Produkt verankert, nicht nachträglich aufgesetzt. Unter Einstellungen → Konto → Datenschutz & Daten können Sie und Ihre Organisation steuern:

• Einwilligungen: Einwilligungen für Analyse, Crashlytics, Marketing und KI-Training sind standardmäßig deaktiviert; Einwilligungen für AGB, Datenschutzrichtlinie und Datenverarbeitung werden bei der Registrierung erfasst, mit Versionierung und Prüfprotokoll.
• EU-Datenhaltung EU-Datenhaltung als Standard.
• KI-Training-Opt-out — Ihre Daten werden nicht zum Training von Modellen genutzt, es sei denn, Sie stimmen zu.
• Verschlüsselungsstatus Verschlüsselungsstatus in einer eigenen Karte angezeigt, mit Links zur Datenschutzrichtlinie, AGB, AVV, Cookies und Unterauftragsverarbeitern.

Ja. Your Office AI unterstützt Betroffenenanfragen. Unter Einstellungen → Konto → Datenschutz & Daten können Sie Meine Daten herunterladen (ein DSAR-Export Ihrer Inhalte).

Um Ihr Konto zu löschen, wählen Sie Konto löschen im selben Bereich. Die Löschung läuft mit einer Kulanzfrist von 30 Tagen und erfordert eine Bestätigung sowie die erneute Eingabe Ihres Passworts, sodass eine versehentliche Anfrage rückgängig gemacht werden kann.

Jede Organisation ist ein isolierter Tenant, sodass ihre Daten auf diese Organisation beschränkt und nie mit denen einer anderen vermischt werden.

Your Office AI unterstützt gleichzeitig sechs Anbieter, und Sie können das Modell pro Gespräch wechseln, ohne den Chat zu verlassen. Die Modellauswahl ist datengesteuert, sodass Administratoren genau festlegen, welche Modelle erscheinen. Aktuelle Standardwerte umfassen:

• Anthropic — e.g. claude-sonnet-4-5. Stark bei nuanciertem Denken und langen Dokumenten.
• OpenAI — e.g. gpt-4o-mini. Schnell und vielseitig.
• Google — e.g. gemini-2.0-flash. Multimodal mit großem Kontextfenster.
• Groq — Sehr niedrige Inferenz-Latenz.
• Ollama (lokal) — run models such as llama3.2 on your own hardware; Modelle auf eigener Hardware betreiben; Inferenz bleibt auf Ihrem Rechner.
• Ollama Cloud — hosted open models such as gpt-oss:120b. Gehostete Open-Source-Modelle.

Administratoren steuern, welche Modelle verfügbar sind, und legen Ausgabenlimits pro Organisation und Anbieter fest. Modelle werden nach Aufgabentyp geroutet, und jedes numerische Budget hat ein positives Minimum — null deaktiviert einen Anbieter, macht ihn aber nicht unbegrenzt.

Ja. Administratoren können Organisations-API-Schlüssel für OpenAI, Anthropic, Google oder Groq hinterlegen, sodass die Nutzung Ihrem eigenen Anbieterkonto berechnet wird. Schlüssel werden validiert und im Ruhezustand verschlüsselt und nach der Eingabe nie im Klartext zurückgegeben.

Dies ist nützlich für Organisationen mit ausgehandelten Preisen, Datenhaltungsanforderungen oder bestehenden Anbieterguthaben. Sie können die Inferenz auch vollständig von Drittanbietern fernhalten — mit Ollama (lokal) oder Ollama Cloud.

Die Wissensdatenbank extrahiert Text aus einer breiten Palette von Formaten:

• Dokumente: PDF, Word (.docx, .doc, .odt), RTF, Nur-Text, Markdown, E-Mail (.eml)
• Tabellen: Excel (.xlsx, .xls), OpenDocument (.ods), CSV, TSV — umgewandelt in eine LLM-freundliche Struktur und eine abfragbare Tabelle
• Präsentationen: PowerPoint (.pptx)
• Code & Daten: JSON, YAML, XML, HTML, Logs

Nach dem Hochladen wird der Text in Abschnitte aufgeteilt und in einen pgvector-Speicher eingebettet, damit der Assistent die relevantesten Passagen abrufen und zitieren kann — auch über viele Dokumente hinweg. Hinweis: Bilder werden nicht als Text extrahiert (kein OCR). Sie können auch eine Website als KI-Quelle verknüpfen, und Ordner fassen bis zu 1.000 Dokumente mit optionalen Watchern, die neue Dateien automatisch aufnehmen.

Workflows automatisieren mehrstufige Aufgaben ohne Code, über einen visuellen Node-Canvas-Builder, der einen Auslöser mit einer Reihe von Knoten verbindet (rund 28 Knotentypen decken KI, Kontrollfluss, Aktionen und einen Abschlussschritt ab). Agenten sind persistente, wiederverwendbare KI-Personas mit eigenen Werkzeugen, Modell und Wissen. Beide laufen auf einer Python-LangGraph-Engine.

Häufige Anwendungsfälle:

• KI-Zusammenfassungen: Nach Zeitplan aktuelle Aktivitäten aus einem verbundenen Tool zusammenfassen und die Zusammenfassung in einem Kanal posten.
• Meeting-Vorbereitung: Wenn ein Kalendertermin naht, ein Briefing aus relevantem Wissen erstellen und versenden.
• Incident Response: Wenn ein Webhook ausgelöst wird, ein Ticket erstellen, einen Kanal benachrichtigen und Folgeschritte anstoßen.
• Formulare: Ein Workflow mit Formular-Auslöser zeigt ein ausfüllbares In-App-Formular an, das die Automatisierung beim Absenden startet.
• Recherche-Agenten: Mehrstufige Recherchen durchführen, die im Web und in Ihrem Wissen suchen, und einen zitierten Bericht posten.

Auslöser umfassen manuell, Webhook, Zeitplan (Cron), Integrationsereignisse und Ordner-Watcher. Die vollständige Referenz finden Sie in der Dokumentation zu Workflows & Agenten.

Der Integrationskatalog umfasst 60+ Tools in Kategorien wie Kommunikation & E-Mail, Produktivität, Entwicklung, CRM, Speicher, Analyse, Marketing, Support, Finanzen und Social Media. Aktuell verbinden sich vier per Ein-Klick-OAuth: Gmail, Google Calendar, Google Drive und Google Tasks — der Rest des Katalogs ist als „Demnächst" markiert, bis die OAuth-Zugangsdaten eingerichtet sind.

Sie können trotzdem jedes andere Tool schon heute anbinden, indem Sie eigene Integrationen als HTTP-Aktionen mit eigener Authentifizierung (API-Schlüssel, Token oder Basic Auth) definieren. Administratoren legen pro Integration ein Ausgabenlimit und ein monatliches Aufrufkontingent fest (ein Kontingent von null deaktiviert die Integration). Weitere Informationen in der Integrations-Dokumentation.

Öffnen Sie Einstellungen → Organisationen → Mitglieder und wählen Sie Einladen. Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein und weisen Sie eine Rolle zu — Administrator, Bearbeiter oder Mitglied. Jede Person erhält eine E-Mail mit einem Beitrittslink, über den sie Ihrer Organisation beitreten kann.

Neue Mitglieder treten standardmäßig mit der Mitglieder-Rolle bei; Admins können Rollen jederzeit ändern und Personen zu bestimmten Arbeitsbereichen hinzufügen. Das vollständige Modell finden Sie unter Mitglieder & Rollen.

Your Office AI unterstützt die Anmeldung mit E-Mail und Passwort oder die Fortsetzung mit Google. Es gibt keine Anmeldung per Apple oder Telefon.

Bei E-Mail und Passwort: Bei E-Mail und Passwort: Nutzen Sie auf der Anmeldeseite den Passwort-Reset-Prozess, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben. Nach der Anmeldung wählen Sie eine Organisation — die App fordert dann ein Tenant-Token für diese Organisation an.

Bei Fortfahren mit Google: Bei Fortfahren mit Google: Ihre Anmeldedaten werden von Google verwaltet, es gibt also kein separates Your Office AI-Passwort zum Zurücksetzen.

Ja. Jedes Gespräch kann im Text-, Sprach- oder Avatar-Modus geführt werden. Sprache wird durch dieselbe Chat-Engine wie Text geleitet, sodass Sprachanfragen vollständige Parität haben — dieselben Werkzeuge, denselben Kontext und dieselbe Erinnerung. Die Sprach-Pipeline nutzt eine Deepgram- oder Google-Brücke oder eine Gemini-Live-Echtzeit-Brücke, und ein animierter Avatar (powered by Simli) ist im Avatar-Modus verfügbar.

Wie die Pipeline gewählt und konfiguriert wird, erfahren Sie unter Vereinte Sprache + Chat.