Your Office AI organisiert alles in Organisationen — dem übergeordneten Konto Ihres Unternehmens. Jede Organisation ist ein isolierter Mandant mit eigenen Daten, Mitgliedern, Integrationen und Einstellungen.
Wenn Ihr Unternehmen Your Office AI zu nutzen beginnt, erstellen Sie eine Organisation. Betrachten Sie sie als das Konto Ihres Unternehmens: Sie hat ihre eigene Mitgliederliste und enthält alle Ihre Arbeitsbereiche, Wissen, Agenten, Workflows und Integrationen. Alles in der App gehört zu genau einer Organisation.
Entscheidend: Jede Organisation ist ein vollständig isolierter Mandant — sie läuft gegen ihre eigene Datenbank mit eigenen Mitgliedern, Einstellungen, Integrationen und Nutzungsbudgets. Eine Organisation kann niemals die Daten einer anderen einsehen. Sie können gleichzeitig mehreren Organisationen angehören und sofort zwischen ihnen wechseln.
Eine Organisation ist Ihr Unternehmenskonto (ein isolierter Mandant). Arbeitsbereiche sind kollaborative Räume innerhalb dieser Organisation — wie Teams, Projekte oder Kunden. Weitere Details finden Sie auf der Seite .
Die Anmeldung erfolgt in zwei Schritten. Zunächst authentifizieren Sie sich beim Auth-Server per E-Mail und Passwort oder mit Google. Dann wählen Sie eine Organisation, und der Auth-Server stellt ein kurzlebiges, signiertes Mandanten-Token (ein JWT) aus, das auf diese Organisation beschränkt ist. Die App fügt dieses Token als Bearer-Credential jedem Aufruf an den Tenant-Server der Organisation bei — so bleiben die Daten zwischen den Mandanten isoliert.
Eine Organisation zu erstellen dauert weniger als zwei Minuten. Die Person, die sie erstellt, wird zur ersten Administratorin oder zum ersten Administrator.
Gehen Sie zu app.yoffice.ai und erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort, oder fahren Sie mit Google fort.
Wählen Sie auf dem Organisationsauswahlbildschirm „Organisation erstellen" und geben Sie einen Namen an. Dieser wird als Anzeigename in der gesamten App und in Benachrichtigungen verwendet.
Öffnen Sie Einstellungen → Organisationen → Mitglieder und laden Sie Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein. Sie treten standardmäßig mit der Mitgliederrolle bei; Rollen können nachträglich geändert werden.
Konfigurieren Sie Sprache & KI, verbinden Sie einige Integrationen und erstellen Sie Ihren ersten Arbeitsbereich. Admins verwalten all dies über die Einstellungen.
Das Verständnis dieses Unterschieds hilft Ihnen, Your Office AI korrekt für Ihr Unternehmen einzurichten.
| Konzept | Umfang | Beispiele | Isolierter Mandant? |
|---|---|---|---|
| Organization | Gesamtes Unternehmen | Acme Corp, Skyline Media | Ja — eigene Datenbank und Einstellungen |
| Workspace | Ein Team oder Projekt innerhalb der Organisation | Engineering, Design, Sprint 42 | Nein — lebt innerhalb der Organisation |
Mitglieder gehören zunächst der Organisation an und treten dann einem oder mehreren Arbeitsbereichen bei. Einstellungen auf Organisationsebene — Sprache & KI, Funktionen, Ratenlimits und Budgets — gelten für alle ihre Arbeitsbereiche.
Da ein einzelnes Konto zu vielen Organisationen gehören kann, ermöglicht Your Office AI das Wechseln zwischen ihnen ohne Abmelden. Nutzen Sie den Organisationswechsler, um die aktive Organisation zu ändern; die App fordert ein neues Mandanten-Token an und lädt die Arbeitsbereiche, Chats und Einstellungen dieser Organisation neu. Wenn keine Organisation aktiv ist, fordert eine Auswahlmaske Sie auf, eine auszuwählen oder zu erstellen.
Administratoren verwalten eine Organisation über Einstellungen → Organisationen → Org-Einstellungen. Die Admin-Oberfläche umfasst:
Wählen Sie Sprach-Pipelines und Avatare, und konfigurieren Sie den Sprachassistenten für die Organisation.
Verbinden Sie die Organisation mit einer LiveKit-Server-URL und Zugangsdaten für Echtzeit-Sprache und -Video.
Aktivieren Sie jede Funktion für die gesamte Organisation, beschränken Sie sie auf bestimmte Nutzer oder deaktivieren Sie sie vollständig.
Legen Sie Ausgabenlimits und Anrufkontingente je Anbieter und Integration fest. Jede Obergrenze hat ein positives Minimum — null deaktiviert eine Funktion, sie ist niemals unbegrenzt.
Verwalten Sie das Organisations-Gedächtnis und Gedächtniszuweisungen — welche Werkzeuge welche Kontexttypen lesen dürfen.
Stellen Sie API-Schlüssel für den programmatischen Zugriff aus und prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll der Organisation.
Mitglieder werden auf Organisationsebene hinzugefügt und können dann einer beliebigen Anzahl von Arbeitsbereichen beitreten. Es gibt drei Organisationsrollen:
| Rolle | Org. konfigurieren | Mitglieder verwalten | KI nutzen & zusammenarbeiten |
|---|---|---|---|
| Admin | ✓ Vollzugriff | ✓ Einladen, Rollen ändern, entfernen | ✓ |
| Editor | Eingeschränkt | Einladen | ✓ |
| Member | — | — | ✓ |
To add members, open Settings → Organizations → Members and invite by email. See the Mitglieder & Rollen für die vollständige Berechtigungsübersicht und das Freigabemodell.
Jede Organisation hat eine Nutzungs- und Abrechnungsansicht, die den Verbrauch gegenüber den Budgets verfolgt, den Fortschritt je Dienst anzeigt und einen Dienst automatisch deaktiviert, wenn sein Budget erschöpft ist — damit Kosten vorhersehbar und innerhalb der von Admins gesetzten Grenzen bleiben.