Kontrollieren Sie, wer Zugriff auf Ihre Organisation hat und was sie tun können. Your Office AI verwendet ein einfaches Drei-Rollen-System sowohl auf Organisations- als auch auf Arbeitsbereichsebene sowie ein flexibles Modell für die Freigabe einzelner Ressourcen.
Mitgliedern wird eine Rolle auf Organisationsebene zugewiesen und erneut für jeden Arbeitsbereich, dem sie angehören. Beide Ebenen verwenden dieselben drei Rollen, sodass dieselbe Person in einem Kontext Admin und in einem anderen Mitglied sein kann.
Admins (und Editoren) können neue Personen per E-Mail zu einer Organisation einladen. Eingeladene erhalten einen Link zu einer Bestätigungsseite, um beizutreten.
Sie sehen eine Liste aller aktuellen Mitglieder und ausstehender Einladungen.
Wählen Sie, neue Personen zur Organisation einzuladen.
Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein und wählen Sie die Rolle, mit der neue Mitglieder beitreten sollen: Admin, Editor oder Mitglied.
Jede Person erhält eine E-Mail mit einem Beitrittslink. Wenn sie diesen auf der Landingpage akzeptieren, treten sie Ihrer Organisation mit der gewählten Rolle bei.
Öffnen Sie die Mitgliederliste der Organisation.
Suchen Sie das Mitglied, dessen Rolle Sie ändern möchten.
Verwenden Sie das Menü in der Zeile des Mitglieds.
Wählen Sie Admin, Editor oder Mitglied. Die Änderung tritt sofort in Kraft — die Person muss sich nicht abmelden oder neu beitreten.
Nur Admins können Mitgliederrollen ändern oder Mitglieder entfernen. Editoren können andere einladen, aber niemanden zum Admin befördern oder bestehende Admins entfernen.
Über Rollen hinaus steuert Your Office AI den Zugriff auf einzelne Ressourcen — Agenten, Skills, Prompts, Canvases, Chats, Recherchberichte und Wissensordner — über ein vierstufiges Freigabemodell. Jede Ebene kann entweder Lese- oder Bearbeitungszugriff gewähren.
| Ebene | Wer kann zugreifen | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Privat | Nur Sie, der Eigentümer | Entwürfe und persönliche Ressourcen |
| Bestimmte Personen & Agenten | Namentlich genannte Mitglieder und Agenten | Gezielte Zusammenarbeit; einen Agenten versorgen |
| Arbeitsbereiche | Alle im gewählten Arbeitsbereich | Teamweite Agenten, Prompts und Wissen |
| Organisation | Alle in der Organisation | Unternehmensweite Ressourcen |
Ihre Agenten sind erstklassige Freigabe-Prinzipale — Sie können einem Agenten einen Skill oder Wissensordner freigeben, damit er diese Ressource in Ihrem Auftrag nutzen kann. (Im Freigabedialog wird die englische Schreibweise „Organisation" verwendet.)
Die folgende Tabelle fasst zusammen, was jede Rolle in den wichtigsten Bereichen tun kann. Der Zugriff auf einzelne Ressourcen wird zusätzlich durch das oben beschriebene Freigabemodell geregelt.
| Fähigkeit | Admin | Editor | Mitglied |
|---|---|---|---|
| Chat & Anrufe — nutzen | ✓ | ✓ | ✓ |
| KI-Assistent — nutzen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Wissen — durchsuchen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Agenten & Workflows — erstellen | ✓ | ✓ | Nur eigene |
| Mitglieder — einladen | ✓ | ✓ | — |
| Mitglieder — Rollen ändern & entfernen | ✓ | — | — |
| Einstellungen — Organisationskonfiguration | ✓ | Eingeschränkt | Nur persönliche Einstellungen |
| Integrationen — verbinden / trennen | ✓ | Eingeschränkt | — |
| Budgets & Ratenlimits — festlegen | ✓ | — | — |
| Auditprotokoll — prüfen | ✓ | — | — |
Öffnen Sie die Mitgliederliste.
Suchen Sie das Mitglied und öffnen Sie das Zeilenmenü.
Bestätigen Sie die Entfernung. Das Mitglied verliert sofort den Zugriff auf alle Arbeitsbereiche und Inhalte in dieser Organisation.
Das Entfernen eines Mitglieds löscht nicht die von ihm geposteten Nachrichten und Inhalte. Diese bleiben für andere Mitglieder sichtbar und bewahren den Gesprächsverlauf und den Audit-Trail Ihres Teams.
Jedes Mitglied hat ein Profil. Um Ihres zu aktualisieren, öffnen Sie Einstellungen → Konto → Profil.
Ein einzelnes Your Office AI-Konto kann gleichzeitig beliebig vielen Organisationen angehören, von denen jede ein isolierter Mandant mit eigener Rolle und Einstellungen ist. Nutzen Sie den Organisationswechsler, um sofort zwischen ihnen zu wechseln — die App fordert für die gewählte Organisation ein neues Mandanten-Token an.